Come supportare al meglio le aziende nella loro partecipazione alle fiere?
Ne parliamo con Michela Dongi, PR Manager di fruitecom, che ha gestito la partecipazione in fiera per conto di clienti sia in Italia (Cibus, Tuttofood, Macfrut) che all’estero Fruit Logistica, Berlino e Fruit Attraction, Madrid).
La partecipazione alle fiere di settore è fondamentale per le aziende, per aumentare la loro visibilità, instaurare nuove collaborazioni e lanciare nuovi prodotti. Le fiere rappresentano un'opportunità unica per interagire direttamente con clienti, fornitori e potenziali partner, in un ambiente ideale per il networking e la crescita del business.
Sono tre i momenti fondamentali nella gestione di tutti gli eventi: prima, durante e dopo. Come ci si prepara prima?
Condividiamo con l'azienda valutazioni ed elementi utili a decidere in merito a quali fiere sia più giusto partecipare, guardando agli obiettivi aziendali e al target di riferimento.
Anche dimensione e posizione dello stand sono molto importanti per ottenere più o meno visibilità. Prima ancora di realizzare lo stand, ci occupiamo di verificare con la fiera lo spazio espositivo che meglio risponda alle esigenze di comunicazione.
Trovandoci ad esempio di fronte a una richiesta di uno stand molto grande, non disponibile nel padiglione di riferimento guardando al settore merceologico, abbiamo consigliato un padiglione nuovo, molto coerente con i valori aziendali di dinamicità e innovazione, con uno sguardo internazionale, che ha saputo offrirci uno stand da 150 metri quadri.
Per la progettazione vera e propria dello spazio espositivo, ci avvaliamo delle competenze tecniche di studi di architettura e progettazione, con cui collaboriamo in maniera continuativa. Forniamo un brief all’allestitore e costruiamo uno stand che rispecchi gli obiettivi e la mission del cliente.
Curiamo ogni dettaglio. Come posiziono i prodotti? Quali elementi espositivi uso? Come fare per essere visibile da lontano?
La vestizione grafica dello stand diventa poi lo step successivo e fondamentale. Interpretiamo i concetti che vogliamo esporre visivamente e li riportiamo sugli spazi, considerandone le visibilità da ogni punto di vista.
Selezioniamo hostess e steward per l'accoglienza. È molto importante per la gestione dello stand e degli eventi, avere una presenza di risorse capaci e professionali. Autonomia, capacità di interfacciarsi con il cliente e di intermediare tra cliente e suoi interlocutori commerciali, non è cosa da tutti.
Selezioniamo personale che sappia illustrare il prodotto ai visitatori e darne una prima spiegazione, che sia capace di essere la prima interfaccia verso il cliente.
Organizziamo quindi tutto quello che dovrà avvenire dentro allo stand.
Pensiamo al catering: quante persone dell’azienda e quanti ospiti passeranno allo stand? Per che orari e che tipo di catering serve?
Programmiamo eventi presso lo stand come uno show cooking: selezioniamo lo chef più adatto per interpretare la filosofia del brand e per valorizzare al massimo il prodotto, recuperiamo le materie prime necessarie, supportiamo nella definizione delle ricette da realizzare.
Organizziamo conferenze stampa: ci occupiamo dell’allestimento audio e video; ci prendiamo cura degli inviti, rivolti ai giornalisti delle testate di settore più rilevanti.
Supportiamo il new business dei nostri clienti in fiera con un servizio di inviti mirati a potenziali clienti buyer: inviti sia per la partecipazione in fiera, per ottenere una visita allo stand, sia per la partecipazione ad eventi organizzati presso lo stand.
Svolgiamo attività di “agenda setting”: organizziamo interviste one-to-one con la stampa, in modo che l’azienda possa avere un dialogo diretto privilegiato, quasi in tempo reale rispetto alla presentazione dei nuovi prodotti o delle novità.
Per fare tutto questo, arriviamo in loco alcuni giorni prima dell’apertura della fiera, per un controllo qualità generale.
Controlliamo la costruzione dello stand, per verificare che sia qualitativamente perfetto, che non ci siano errori nella grafica o di comunicazione; controlliamo la qualità dei prodotti in modo che tutto ciò che viene esposto sia impeccabile.
Arriviamo quindi finalmente al giorno della fiera. Ci si può rilassare?
Assolutamente no! La nostra presenza è costante a fianco del cliente, per supervisionare, organizzare interviste, monitorare gli eventi, fare PR e supportare per qualsiasi emergenza.
Ormai sappiamo che, nonostante si cerchi sempre di prevedere ogni evenienza, può succedere di tutto.
Di fronte agli imprevisti, ci poniamo con prontezza, capacità di risoluzione dei problemi e dedizione. Siamo pronti a tutto… anche a spostare pallet e lucidare mele, come è già successo.
E dopo la fiera cosa succede?
Per prima cosa organizziamo una riunione col cliente per fare un bilancio e capire cosa ha funzionato o meno presso lo stand.
Analizziamo l’affluenza e facciamo partire la parte post evento di PR, inviando materiali stampa e informazioni, al fine di supportare le pubblicazioni.
Qual è il maggior valore aggiunto di fruitecom in tutto questo?
La capacità di prevenire e gestire gli imprevisti. A volte il cliente non si accorge nemmeno delle attività che svolgiamo, non prevedibili, che gestiamo in modalità problem solving.
Se il cliente non si accorge di nulla siamo stati bravi.
Il cliente sa che si può affidare e pensiamo a tutto noi.
