Come gestire al meglio le media relation per la tua azienda

Una breve premessa: ormai da anni si parla di moltiplicazione degli interlocutori, e di Online Media Relations (OLMR, secondo l’acronimo coniato da Daniele Chieffi). In questo primo articolo approfondiremo le media relation relative all’ufficio stampa classico, mentre rimandiamo le Online Media Relations e le Digital PR a un prossimo contributo specifico.

Gli strumenti dei quali un bravo PR può avvalersi sono molti

Mailing, sampling, teaser o recall sono alcune delle parole tratte dal vocabolario inglese molto amate nel mondo della comunicazione, riconducibili a significati in realtà molto semplici: mandare un’email, inviare un piccolo oggetto significativo o un omaggio che racconti (o anticipi) la storia di un brand, entrare in contatto: di persona, con una telefonata o un messaggio via social.

A fare la differenza è il modo in cui queste attività vengono svolte.

La regola numero uno delle buone relazioni: mai dimenticare che il tuo interlocutore è una persona!

Quelle che in gergo si chiamano media relation sono la parte decisiva nel lavoro di ufficio stampa. Normalmente solo se affidate ad un professionista serio e affidabile creano valore aggiunto per l’azienda. L’obiettivo è quello di instaurare con i media un rapporto diretto e personale, che apra un canale di comunicazione preferenziale nel momento in cui si intenda proporre una notizia (e su un prossimo post parleremo di cosa si intende per notizia). Le relazioni positive e aperte che l’agenzia stabilisce con i media, interagendo con essi in modo continuativo, con tempestività ed efficacia, creano una base di fiducia e sintonia che si rivelano un prezioso supporto per le azioni di comunicazione del cliente.

Primo passo: le media relation ai tempi dell’online diffuso

Nel precedente post sull’ufficio stampa per le aziende del settore food & beverage, abbiamo visto come, per diffondere una notizia, sia fondamentale scrivere un buon comunicato. Una volta concordati i contenuti con il cliente e approvato il testo, sia in italiano che nelle varie lingue, si scelgono le immagini più adatte da abbinare ad esso. La notizia è pronta per essere divulgata: l’ufficio stampa invia un’email ai destinatari selezionati, che possono essere a vario titolo interessati a pubblicarla (stampa specializzata, media consumer, siti web, giornali locali, radio e tv etc.). 

L’email resta il modo più semplice e veloce per informare i media di una novità. Le redazioni tuttavia hanno le caselle di posta elettronica intasate da centinaia di email.

Non è facile emergere fra i tanti messaggi che ricevono e ottenere attenzione. 

A livello professionale, chi si occupa di relazioni pubbliche si avvale di alcuni accorgimenti che aiutano ad aumentarne le possibilità di successo. Quali?

PERSONALIZZARE I MESSAGGI 

Inviamo a ciascuno un messaggio con il suo nome e quello della testata per cui scrive. Non essere scambiati per spam o per messaggi inviati a pioggia “urbi et orbi” benedizione del Papa, permette di superare almeno il primo livello di resistenza.

COLPIRE NELL’OGGETTO

Altro fattore strategico a cui prestare grande attenzione sono l’oggetto e il testo introduttivo della mail. Solo dando una scorsa alle prime parole l’interlocutore deve poter intuire se la notizia è interessante, valutando così se aprire il comunicato. Chiaramente non è facile, nei pochi caratteri a disposizione, ma è una sfida da cogliere.

Secondo passo: interagire 

Non sempre le attività sopra indicate sono sufficienti per ottenere la visibilità desiderata. Cosa fare allora? È opportuno, in questi casi, conoscere il destinatario e a seconda del canale di preferenza entrare in contatto via telefono o social, per sottoporre lo spunto in modo più diretto e personale.

Questa è una fase importante e delicatissima del lavoro di PR. Il nostro interlocutore è solitamente una persona molto impegnata. Il rischio di annoiarlo o disturbarlo è concreto. Come evitarlo? 

COL RISPETTO

Avendo sempre un motivo ragionato per entrare in contatto, conoscendo ruolo e temi di interesse, entrando in sintonia con l’interlocutore, cercando sintonia di tempi, umori e modi, sostanzialmente personalizzando il contatto, riconoscendo valore al tempo, nostro e degli altri.

CON LA PROATTIVITÀ

Citando l’addetto stampa di Christopher Meyer – collaboratore di John Major ai tempi della sua permanenza al numero 10 di Downing Street – potremmo riassumere il suo decalogo con alcuni sostantivi corrispondenti ad alcuni dei suoi “comandamenti”:

• Disponibilità: chi si occupa di relazioni con i media deve essere reperibile e rispondere alle richieste, anche quando non ha subito una risposta pronta
• Assistenza: chi si occupa di fare da portavoce per enti o aziende deve essere di aiuto, fornendo al meglio delle sue possibilità le informazioni richieste. 
• Confidenzialità: il suggerimento in questo caso è di essere amichevoli ma anche consapevoli dei ruoli e della importanza di mantenere sempre un profilo professionale
• Sincerità: non mentire, e in questo caso l’esortazione dello storico diplomatico inglese coincide con l’ottavo comandamento delle tavole di Mosè
• Notiziabilità: “se volete che un tema venga coperto, create la notizia.”
• Chiarezza: assicurati sempre che quello di cui parli sia compreso e condiviso. Parti dal presupposto che tutto quello che dici potrebbe essere segnalato.

Perché affidare le media relation a professionisti delle PR

Il successo dell’attività di ufficio stampa si basa sulla costruzione di un rapporto di fiducia continuativo tra l’azienda e i suoi portatori di interesse: l’invio del comunicato è, quindi, solo una delle fasi nel corso di questo rapporto. L’agenzia specializzata consolida nel tempo le relazioni con infuencer, opinion leader e media di settore, conosce le persone, le testate e i singoli redattori ed è in grado di indirizzare il flusso di informazioni di aziende e marchi in base alle loro peculiarità.

Vuoi potenziare il tuo rapporto con i media? fruitecom ha un'esperienza pluridecennale nelle buone relazioni