Si fa presto a dire “Project Management”, ma cosa si intende con questi termini in riferimento a un’agenzia di comunicazione?
E come si fa a passare dalla teoria a una pratica davvero efficace?
Ne parliamo con Elena Vincenzi, che in azienda ricopre il ruolo di Account Supervisor.
Cosa significa “Project Management” per fruitecom?
Questo è proprio il quesito da cui siamo partiti e, per capirlo, abbiamo cercato di rispondere alla domanda: cosa significa fare consulenza?
Messi di fronte a una crescita veloce, sia per quanto riguarda staff che servizi offerti e progetti gestiti, ci siamo resi conto che fosse fondamentale, sia per noi che per i nostri clienti, potenziare la sfera organizzativa, darci una gestione di progetto che ci permetta di generare valore e risultati misurabili.
Così abbiamo attivato un percorso di formazione mirato per tutti i membri del nostro team. In più ho fatto personalmente un approfondimento verticale dedicato al tema del Project Management, per assumere un ruolo di supervisione.
Gestire un progetto significa definire e avere chiari gli obiettivi da raggiungere, valutare rischi e vincoli che possano bloccare o rallentare il progetto per poterli prevenire, aggiustare il tiro: trovare per tempo delle soluzioni a eventuali problemi che potrebbero nascere oppure essere disposti a cambiare le premesse, se vediamo che l’attività non sta andando come avremmo creduto; a fine progetto fare un report, di confronto con gli obiettivi iniziali che ci permetta di porre le basi per un rinnovo di progetto. Questo processo ci fornisce anche una base da cui partire per pianificare e stimare le attività dell’anno successivo o quelle di nuovi progetti che presentano caratteristiche simili.
È un’attività che facciamo soprattutto per il cliente, perché per noi fare consulenza è anche questo: partire da premesse e obiettivi chiari e ben definiti per pianificare puntualmente attività ben riuscite.
Come? Attraverso analisi, programmazione, monitoraggio.
Amo dire che il tempo impiegato a programmare all’inizio di un progetto è tempo guadagnato nella sua attuazione.
Come si svolge operativamente?
Per gestire un progetto di successo è importante avere un controllo continuo, che si ottiene con check ricorrenti, ovvero riunioni di Stato Avanzamento Lavori (SAL) cadenzate nel tempo, a seconda del tipo di commessa.
Questo controllo serve per prevenire, per capire la situazione prima di arrivare al crisis vero e proprio.
Una volta confermata l’attività, definiamo il team sul progetto sulla base delle skill necessarie e dei carichi di lavoro - che stimiamo anche per i mesi successivi.
Apriamo i lavori con un Kickoff operativo, in cui vediamo quelle che sono le premesse fornite dal cliente e gli obiettivi dell’attività concordati.
Definiamo quindi attività e tempistiche, anche sulla base dei vincoli, es. di budget. Decidiamo ogni quanto fare il SAL e con il Project Charter in mano, verifichiamo a che punto siamo, se va tutto bene o se dobbiamo ripianificare le attività. Andiamo man mano ad aggiornare lo schema delle attività con il passare del tempo e con l’avanzamento dei lavori.
Sulla carta sembra facile, ma è un momento complesso, perché bisogna tradurre obiettivi alti in azioni concrete da compiere ogni giorno.
Che cosa è migliorato grazie a questo tipo di gestione?
È migliorata la consapevolezza di cosa si sta facendo e del perché.
Rimanendo nella flessibilità, che non imbriglia la creatività, questi processi aiutano ad avere regolarmente idea dell’andamento del progetto sulla base degli obiettivi.
Il cliente con fruitecom ha la certezza che stiamo ottimizzando al meglio il nostro servizio e siamo pronti ad intervenire tempestivamente se ci accorgiamo che i risultati non sono quelli sperati.
Così possiamo proporre alternative che riteniamo più efficaci.
Anche questo fa parte proprio del mio ruolo: partecipo a tutti i SAL e con gli andamenti sotto mano, aiuto a far emergere potenziali criticità e a ipotizzare azioni correttive.
Che ruolo ha la tecnologia nella gestione di progetto?
Certamente a supporto delle nostre attività quotidiane usiamo vari tool, tra cui uno nato proprio per le agenzie di comunicazione, che serve per monitorare le risorse, i costi, i tempi. Tutti dati che incrociamo con le attività che effettivamente vengono svolte.
Al di là di fare ufficio stampa e post social, abbiamo la sensibilità e il controllo sulle attività che svolgiamo per i nostri clienti.
Il Design thinking fa parte della nostra cultura d’agenzia.
Il Project Management è ormai qualcosa che applichiamo tutti, è diventato un vero e proprio modo di lavorare, per cui facciamo formazione costante.
Cerchiamo sempre di alzare l’asticella della nostra offerta o delle attività in cui siamo impegnati, anche se non ci viene chiesto.
